報價單,是新人接觸外貿(mào)時必須用功的對象，也是新人實操過程中最關(guān)心的問題。很多新人總會請教：報價單如何做？如何完善報價單？甚至發(fā)帖：“跪求報價單模板”！想快速成就精美而專業(yè)的報價單，但心急吃不了熱豆腐，做出來的報價單效果并不是那么理想。
報價單之所以精美專業(yè)，是由于它的針對性、完整性和美觀性，涉及的內(nèi)容和注意的事項比較多，這些也直接決定了報價單的復(fù)雜性；更何況，報價單涉及到其他公司的商業(yè)秘密，他人也不會輕易分享自己的報價單，另外，由于行業(yè)、公司、產(chǎn)品以及客戶等因素的不同，報價單的具體內(nèi)容也是不盡相同的，所以，對于新人來說，速成確實難以達到很好的效果，還是需要新人耐心研究后設(shè)計出適合自己的報價單，這才更加實在。
我們先來看看專業(yè)的報價單具有的意義和作用。
報價單是商業(yè)行為文件，包括報價單的頭部、產(chǎn)品基本資料、產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)、價格條款、數(shù)量條款、支付條、質(zhì)量條款、交貨期條款、品牌條款、原產(chǎn)地條款、報價單附注的其他資料等，它作為供應(yīng)商給客戶的報價載體，經(jīng)常被用于回復(fù)客戶詢盤。所以，報價單的是作為價格來往的媒介，它已經(jīng)遠遠超越其字面的意義，它間接關(guān)系到客戶對你的專業(yè)度印象以及對你公司的專業(yè)度印象，對你和你的公司都有著深刻的作用——能夠幫供應(yīng)商說話。
主要體現(xiàn)在下面幾方面：
一是提供詳細、規(guī)范的產(chǎn)品信息。客戶來詢盤，請給我報價某某產(chǎn)品，但是對于我們卻絕對不能僅僅是在郵件里報個價這么簡單，還要將產(chǎn)品的圖片型號尺寸包裝付款方式等等在報價單中體現(xiàn)，這些信息細致全面，一目了然，才能對客戶有吸引力。
二是方便客戶統(tǒng)計和匯總資料。客戶會對來自不同供應(yīng)商的報價單進行比較篩選并選擇入圍的目標(biāo)對象，并將結(jié)果遞交給做有權(quán)做最終選擇和決定的人，如果你的報價單下載下來就可以用，那么你被選中并且被傳閱的概率就大大提高了。
三是方便客戶歸檔，作為備忘再次使用。好的報價單不一定在第一輪采購中獲得青睞（別人可能做得比你好），但是只要你唄客戶選中并歸檔成為備忘的目標(biāo)，那么你可能在接下來的采購中成為客戶聯(lián)系的對象。
外貿(mào)報價單的樣式有這幾種：
一、圖片式報價單
這個是目前大家常用的報價方式也是我重點推薦的，其實就是將產(chǎn)品圖片、產(chǎn)品名稱，型號，價格，包裝、交貨期等重要內(nèi)容都放在一起，讓客戶在看到產(chǎn)品圖片時也同時看到價格，價格和產(chǎn)品圖片對應(yīng)在一起，相信肯定能給客戶留下深刻印象。新人剛開始接觸外貿(mào)，可以先從這個樣式入手。
二、對比式報價單
這里講對比，分兩個方面：一是將本公司的相同產(chǎn)品不同時期的價格或者不同產(chǎn)品的價格做個對比，給客戶多樣的選擇，以便留住客戶。二是將本公司的報價和其他公司的報價放在一起，讓客人進行比較，但一定要選對參照公司，最好選擇本行業(yè)的龍頭企業(yè)進行參照，再根據(jù)自己公司的產(chǎn)品質(zhì)量和市場定位制定自己的價格。這個要求大家對產(chǎn)品的市場情況非常熟悉，一般是外貿(mào)有經(jīng)驗者用的報價樣式。
三、分析式報價單
這種報價樣式要求你給客戶的不僅是報價，還有關(guān)于產(chǎn)品的一些分析，比如說：國外市場標(biāo)準(zhǔn)、所需證書、淡季旺季，主要用來開發(fā)新的市場領(lǐng)域，帶有勸誡客戶接受自己產(chǎn)品的暗示，所以不適合新手，一般是外貿(mào)老鳥給老客戶偶爾使用的報價樣式。
四、分割式報價單
舉個例子：HUAWEI P9 (Netprice):$599 FOB Shenzhen
Above price including all following items:
1.Charge:價格
2.Leica canera：價格
3.Travel charge:價格
4.Ear charge:價格
5.Leather pouch:價格
6.Hands free kit:價格
7.Micro SD & 8GB Memory Card:價格
8.Bluetooth Headset:價格
這就是分割式報價單，將價格組成寫清楚，讓客戶一目了然。這種報價樣式適合于開發(fā)新客戶，一般在第一次報價之后客戶抱怨價格貴了再次報價時使用。不推薦第一次報價時使用，工作量太大了，沒經(jīng)驗的新人慎用。
新人在做報價單之前，一般需要在報價前做好充分的準(zhǔn)備，首先，要認真分析客戶的購買意愿，了解他們的真正需求；其次，作好市場調(diào)研工作，了解市場最新動態(tài)及市場趨勢的分析和預(yù)測，然后再確定以何種樣式來做報價單，我們現(xiàn)在以圖片式報價單為例，說說在制作報價單時應(yīng)該注意的內(nèi)容：
1.在回復(fù)客戶的郵件正文里放上一些關(guān)鍵內(nèi)容，例如產(chǎn)品符合客戶市場、公司的優(yōu)勢、產(chǎn)品賣點或總價格等，這些都是引子，讓客戶有打開報價單的興趣。
2.報價單的命名可以是公司名稱加產(chǎn)品名稱，保證客戶到時候能夠知道這份報價單是什么產(chǎn)品的報價單，來自于哪個公司。
3.在報價單里抬頭部分，公司的信息，包括公司的名稱，LOGO，這個要有的，LOGO就是一個公司形象的標(biāo)志，也是對一個賣家專業(yè)度的展現(xiàn)。一個國外的采購商每天會收到上百封的供應(yīng)商的報價，甚至有些中間商還會把供應(yīng)商的報價單拿給他的下家去看，LOGO會加深買家對您公司的印象，也會給報價單整體的專業(yè)度加分。另外，也要加入自己的公司電話，傳真，郵箱，以及公司的一些理念，口號，這是用來提升形象的一種方法。
4.如果允許，可以在此部分做公司簡介，突出優(yōu)勢，例如專業(yè)生產(chǎn)多少年，拿到過那些認證等等，把公司辦公室的圖片，工廠的圖片，車間的圖片都放上。當(dāng)然凡是出現(xiàn)圖片的都要打上水印。
5.TOWHO，這個報價單是為誰準(zhǔn)備的？一定要在報價單中體現(xiàn)買家的公司名稱、聯(lián)系人的姓名、電話，這是對買家的尊重。同時，加上報價單制作時間和有效期等信息，這些都是便于客戶匯總整理的信息，也方便于日后自己對已經(jīng)報價客戶通過報價單管理。
6.制作報價表格，介紹產(chǎn)品。一般是在excel表格里制作，當(dāng)然，也可以在word文檔里邊，表格的大小形狀等參數(shù)要參考產(chǎn)品的圖片而定，然后將每一產(chǎn)品的圖片都按循序穿插好，根據(jù)圖片對應(yīng)產(chǎn)品的價格分別標(biāo)注清楚，主要說明產(chǎn)品的名稱，規(guī)格（材料、形狀、大小、重量、尺寸、顏色等），包裝，認證或者其他備注信息等。
7.加入案例產(chǎn)品的描述，假如客戶要了你介紹產(chǎn)品里邊的幾款產(chǎn)品，那么你要對其中一款產(chǎn)品的包裝，認證，具體參數(shù)，優(yōu)勢，標(biāo)準(zhǔn)，成分，用途等描述清楚，給客戶有個參考，其他的產(chǎn)品大概情況也是這樣。
8.產(chǎn)品賣點，比如你可以告訴客戶，你的產(chǎn)品為什么值這個錢。重點突出優(yōu)于競品中的優(yōu)點，最常見的是產(chǎn)品優(yōu)勢，服務(wù)優(yōu)勢，利潤優(yōu)勢或感情優(yōu)勢。
9.結(jié)尾部分一般是對公司產(chǎn)品打樣費用打樣時間，交貨期，運輸方式，交易條例，付款方式，裝箱量等等情況進行補充說明。這里特別要強調(diào)——報價有效期，很多時候被忽略了，但產(chǎn)品的成本會受原材料，人工等很多因素的影響，當(dāng)初的報價現(xiàn)在再來做很可能要虧本，這時如果沒有約定一個報價有效期的話，很容易使我們陷入被動地位。
制作專業(yè)報價單，幾大要點一定要注意：
1.報價單要圖文并茂
給客戶報價時一定謹(jǐn)記,客戶永遠都是懶惰的，所以企業(yè)的報價單一定要讓客戶一眼就知道這是什么產(chǎn)品，價格是多少。都知道，圖片的“吸睛”效果超過文字，并且圖片更加形象，更加具體，報價單最好能夠圖文并茂，更好地吸引客戶眼球。因此，學(xué)點photoshop作圖技巧還是不錯的（不會的可以交流，我會點，所以我對圖片要求比較嚴(yán)格），可以在快速的時間內(nèi)按照要求修改好圖片。
2.提供至少兩種格式的報價單。
第一種為excel表格（word文檔）形式的，這是供客戶修改使用的，但是由于office辦公軟件版本的差別，可能打不開，所以還需提供一個pdf版本。pdf版比較正規(guī)，是標(biāo)準(zhǔn)的文書，要是有可能，最好再提供一個圖片版，萬一客戶即打不開excel，又沒有pdf瀏覽器，就要寄希望于這張圖片了。無論提供的什么文件格式，發(fā)之前必須預(yù)覽，保證客戶拿到手可以直接打印使用，在郵件最后部分寫上：詳細報價資料請參見附件中的文件，我提供了幾種格式，excel/word，PDF，JPRG，視您的電腦軟件情況選擇最合適的格式，而且我都已經(jīng)排好版，您可以直接下載打印使用。
3.控制報價單的大小。
大多數(shù)外貿(mào)企業(yè)都有自己的企業(yè)郵箱，但是這些企業(yè)郵箱的容量一般不會很大，如果報價單太大的話，很有可能還沒有到客戶的郵箱就被退回來了。即使客戶使用的是Gmail、Yahoo等無限容量的公共郵箱，也要控制附件的大小，因為下載比較耗時間?？傊痪湓捑褪浅^2MB的附件，千萬不能直接用Email直接發(fā)送。
4.要注意細節(jié)問題。
“細節(jié)決定成敗”，外貿(mào)企業(yè)報價的時候更是要把關(guān)細節(jié)，報價的有效期，報價是否含稅，報價是否包含相關(guān)輔料配件等等都是需要重點關(guān)注的細節(jié)問題，特別是專業(yè)術(shù)語，那些縮寫的詞匯，比如價格術(shù)語，你報的是一種什么價格，F(xiàn)OB or CIF or CNF？這個可不能含糊，我自己就在這方面吃過虧，所以細節(jié)都要了解清楚后多做檢查。
5.注意排版布局。
報價單整體排版要求簡約整齊，表格的使用注意劃分功能區(qū)域，格式字體要協(xié)調(diào)；內(nèi)容方面要簡單易懂，不求賣弄英文語法能力，注意好分段，不要出現(xiàn)很多文字一大段的情況，用不同的顏色文字標(biāo)記不同的重點，加上圖片，圖文交叉，可以做出一個非常漂亮的報價文件。
俗話說：有一千讀者就有一千個哈姆雷特，報價單也一樣，在行業(yè)細分和產(chǎn)品的多樣化下，一千個業(yè)務(wù)員眼中就有一千種報價單形式，要想做出符合自己行業(yè)和產(chǎn)品的報價單，而且又是客戶滿意的報價單，新人要有耐心，在多次制作的過程中，不斷完善報價單的細節(jié)，而不是照搬別人的模板。
